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广东金融学院档案查阅程序

发布者: [发表时间]:2012-07-05 [来源]: [浏览次数]:

根据国家《档案法》和原国家教委《普通高等学校档案管理办法》、《广东金融学院档案管理办法》的有关规定,查阅利用档案应听从档案工作人员的指导,并必须遵守如下规则:

  1、本院的档案资料主要为本院服务,也为社会服务。查阅档案必须严格履行登记手续,一般应在档案阅览室查阅。如确需借出时,必须经院办主任或有关院领导批准,并办理借阅手续,限期归还(一般不超过一周)。

  2、本院各单位人员调阅档案,原则上只能调阅本单位形成的卷宗。如确需调阅其他单位形成的档案,必须持本单位介绍信,写明查阅目的,经立卷部门负责人签字批准并征得院办主任同意,方能调阅。

  3、凡调阅党委会议记录、院长办公会议记录、绝密档案材料、有密级的上级文件以及超越原文件规定的阅读范围的档案,应由本单位负责人提出查阅报告,经院办主任审批,必要时报请院领导批准后,限定性的阅读有关内容,不得带出综合档案室,不得摘抄。如确因工作需要摘抄时,摘抄稿限期交给综合档案室注销。

  4、凡借阅有关人员的处分、处理材料,属于一般干部、职工、学生的,须经院办主任或档案形成部门负责人批准;属科处级干部的要经学院纪委或组织部负责人批准。

  5、非公开的科研档案,原则上仅提供给直接参与该课题研究工作的有关人员利用。本院其他人员和外单位查阅,须经课题组负责人或科研处负责人签署意见,必要时报请主管院长审批后,方能调阅。

  6、借阅者应承担所借阅档案材料的安全、保密责任;不得撕卷或撕去其中文件;不得在文件上划线、圈点、折叠、涂改、写眉批;不得随意摘抄无关的档案材料。如确需要摘抄,档案人员对摘抄材料,应认真核对,经院办主任审批后,方可盖章;未经同意不得摄制、复制、转借档案材料。违者根据有关规定给予当事人严格处理或经济处罚。

  7、出版类档案的“审稿意见”,按有关规定不宜与作者见面,只提供给该出版物的编辑人员利用。

  8、外校人员利用档案,要按规定收取档案查阅咨询费和调档费,若复印除收复印费外,还要收档案保护费等。院内复印档案,收取工本费,如因私人利用档案按院外人员收费标准执行。

  9、查阅和归还档案时,应严格履行签字、登记、注销等手续,档案人员对查阅归还的档案,应仔细清点,核查无误后方可签字注销。如发现有损坏、丢失等情况,应立即追究责任。

  10、未经学院授权和上级主管机关批准,任何组织和个人都无权公布档案。

  11、境外人员查阅档案,须按国家的有关规定办理。