第一章 总 则

第一条 为规范学院各类印章的管理，根据中共中央办公厅《关于各级党组织印章的规定》（中办发[1983]37号）、国务院《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》（国发[1999]25号）、广东省《广东省国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理规定》(粤府办[2000]8号)，特制定本规定。

第二条 本规定所指印章包括学院党委印章、学院单位印章（含学院单位钢印）、学院党政职能部门印章、各系部处所印章和党总支印章、团委印章、学院各种业务专用章、院内各社会团体（各种协会、学会、联谊会等）印章及单位法人代表手章等。

第二章 印章申请、刻制和启用

第三条 印章申请

（一）印章刻制的申请：因业务需要或组织变更需刻制印章时，由主办部门填写《刻制印章申请书》（见附表一），并附学院或上级有关部门批准成立该机构的公文，报院长办公室。

（二）印章换发的申请：印章的印文磨损需要换发时，由用印单位填写《换发印章申请书》（见附表二），并拓具印模，标明制发日期，报学院院长办公室。用印单位接到领取新印章通知时，应同时将磨损的旧印章交回院长办公室。

（三）印章补发的申请：印章损毁或遗失时，监印人员必须及时向学院院长办公室报告并依法公告作废，填写补发印章申请书《补发印章申请书》（见附表三），并附原印章的种类、字体、制发日期、毁损或遗失经过及失职人员的议处，送学院院长办公室按本规定第四条，经核定后，由管理部门补发。补发印章的印文字体应有异于原印章，以示区别。遗失之印寻获时，须即交学院院长办公室依本规定第二十六条办理。

第四条 印章的核定及制发

（一）学院单位印章（含学院单位钢印）和学院党委印章分别由上级主管部门核定。

（二）学院党政职能部门，各系、部、处、室、所，党总支及团委的印章，由学院院长办公室（或党委办公室）主任审核，学院主要党政领导批准，院长办公室制发。该类印章为圆形，直径 4.2厘米 ，中刊五角星或党徽。

（三）各种业务专用章（如财务专用章、支票专用章等）、社团组织（如各种协会、学会、联谊会等）印章，由学院有关职能部门签署意见，学院院长办公室主任审核，学院主管领导批准，院长办公室制发。该类印章为圆形，直径 4.2厘米 ，中空。也可根据需要刻制成椭圆形或其它形状。

（四）各研究所的印章，由科研处签署意见，学院院长办公室主任审核，主管科研的院领导批准，院长办公室制发。该类印章为圆形，直径 4.2厘米 ，中刊五角星。

（五）单位法人代表手章（即领导人签名章）的刻制，经学院领导同意，由学院院长办公室主任核准，院长办公室制发。法人代表手章由领导亲笔书写，刻成长方形。根据工作需要，院领导可刻制中文或英文手章。

（六）学院（党）政职能机关负有行政管理职能的下属部门原则上不另制发印章。因工作需要确需制发印章的，由所在部门提出申请，详细说明印章的名称、用途、式样和规格，经学院院长办公室主任审核，学院主管领导批准，院长办公室制发。该类印章为圆形，直径 4.2厘米 ，中刊五角星。

（七）学院团委的印章按本条第二款办理，分团委（团总支）印章按本条第六款办理。

  第五条 刻制本规定第四条第二款所列印章，由学院院长办公室根据部门申请，拟写公函，到公安局指定地点刻制。刻制其它各类印章，由学院院长办公室根据具体情况决定自办或由用印单位承办。

第六条 印章的启用

（一）学院启用印章一般应考虑便于工作衔接，确定印章的启用时间。在选择启用时间后，提前向有关单位发出正式启用印章的通知，注明正式启用日期，并附印模，重要印章同时要报上级备案。

（二）院内各部门印章的启用由学院院长办公室负责，启用通知由学院领导或院长办公室主任签发。

（三）接到印章启用通知后，用印部门负责人到学院院长办公室办理领取手续，留下印模，签字，同时应将作废的印章交回院长办公室核销。取送印章要按取送机密件对待。

（四）业务专用章的启用由各部门领导自行确定。对外产生效用的印章，如财务专用章、支票专用章等，在启用前应将启用时间、印章样式通知各有关单位。

（五）启用印章前应掌握识别真伪的方法。学院院长办公室和各系部处室所等用印部门必须把启用印章日期的材料和印模立卷、归档，并永久保存。

第三章 印章的管理

第七条 学院院长办公室是学院各类印章的综合管理部门，各系部处室所是各部门印章的使用、管理者。院长办公室及各部门应指定专人负责印章的审核、制发、补发、检查等管理工作。院长办公室应建立印章刻制登记表，分门别类（如党、政、工、团等）和分时段对所刻制的印章进行登记，拓具印模、样本、依序装订成册，以利管理。各系部处室所亦应建立印章登记本，对本部门印章进行管理。

第八条 各部门正职领导以及分管领导应对本部门各类印章的使用情况进行审批、监督、检查，并指定专人负责本部门印章的保管和使用（负责印章保管和使用的人员称为监印人员，下同）。印章平日随用随锁，假日加封。如有遗失或误用，由监印人员负完全责任。

第九条 对不符合规定和手续的用印，监印人员应提出异议并向本部门领导或学院院长办公室报告。要提高警惕，严防私用、盗用公章。

第十条 印章不固定换发年限。各部门监印人员对本部门各类印章每年至少检查一次，学院办公室不定期对各部门现有的各类印章进行检查、核实。

第十一条 主管、监印人员交接时，应拓具印模样本列册专案移交，并报送学院院长办公室备案。

第十二条 印章遗失时必须立即向部门领导、学院院长办公室及保卫部门报告，并依法公布作废。

 第四章 印章的使用

第十三条 印章的使用范围

（一）学院单位印章是按照国家规定，由教育部正式批准、刻制给予学院使用的，它代表学院的法定名称，体现学院的权力、凭信和职责。对内对外使用。

（二）各部门印章是经学院批准、刻制给予各系部处室所使用的，只能以部门名义在学院授权范围内或学院批准经办业务的权责范围内使用，一般不对外使用，更不能未经学院授权对外签订具有法律效力的合同及其它契约类文书。对外使用时，不具有独立的法人资格，没有法律效力。对超出学院授权范围或部门职责擅自使用而产生的不良后果，学院不负法律责任，并要追究当事者个人及其部门领导的责任。

（三）专用印章是学院及各职能部门为履行自己的某一项专门业务而使用的印章。印文中除刊有单位或部门的法定名称外，还刊有专门的用途，如“财务专用章”、“证明专用章”等。专用印章不能代表学院或部门的权力，只代表印章上刊明的使用范围。

（四）钢印仅限于加盖在各种证书的照片上，不能作为文件、介绍信及其它票据凭证的有效标志，不能独立使用。

（五）单位法人代表手章（签名章），属于单位的公务章，代表学院法人的身份，是行使职务的标志，具有权威性。

第十四条 印章的使用程序

用印须由专人负责，不能随意委托他人代为盖印。文件或材料需要用印时，用印单位应先填写“用印申请单”（见附表四），经主管领导核准、签字后，连同经审核的文件等交监印人用印。凡批准手续不全的，一律不能用印，违反此规定所造成的一切后果，由监印人负责。

学院、各系部处室所和党政机关各职能部门印章的使用程序如下：

（一）学院印章的使用，必须由用印部门或个人提出申请，报主管院领导审批，或由学院院长办公室主任在领导授权范围内审批，填写用印登记表，监印人凭学院领导或办公室主任签字，经确认无误，加盖学院印章。

（二）各系、部、处、室、所的党政印章的使用，由用印部门或个人提出申请，经部门主要党政领导批准，填写用印登记表，部门监印人员凭部门领导签字，确认无误，加盖部门印章。

（三）各职能部门在处理本部门职责范围内的事务时，盖部门印章。职能部门印章的使用，由系部处室所负责人审批、签字，用印人填写用印登记表，监印人员按规定用印。

第十五条 使用印章的范围一般应与批准人的职权相适应。用印后出现的意外情况由批准人负责。

第十六条 监印人员在用印时一定要审阅、了解用印内容，不能盲目盖印，同时，还要检查留存材料是否齐全。一般使用单位印章要保存的材料有：

（一）公文、信函须保留有领导人签批的草稿和二份正式文件、材料。

（二）协议书、合同书须保留一份文本。

（三）毕业证书、荣誉证书等要附有颁发文件领导人批准的书面材料、名册及证书样本，要逐一核对证书及名册的人数是否相符，并点清证书数量与名册的人数是否相同。

（四）若确实没有留存材料的，要详细地记载用印情况。

第十七条 每次用印都应当进行登记，登记的项目包括：用印日期、编号、用印单位、批准人、用印人、印章类别、内容摘要、监印人、用印数以及留存材料等事项。

第十八条 监印人员盖章时要精力集中，用力均匀，要求盖出的印章端正、清晰、美观、便于识别，印章不能盖歪或颠倒。以单位名义发出的公文、函件必须加盖单位印章。学院正式公文只在落款处盖章。

第十九条 学院所有需要盖印鉴的介绍信、证明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询、存档。院内大批量印发的带有固定版头的学院文件，除存档文件外，其余可以不加盖学院印章。使用带存根的公函或介绍信、证明信等要盖两处印章，一处盖在公函连接线上，一处盖在学院落款处。凡在落款处加盖的印章，都要“骑年盖月”。一般不允许开具空白介绍信、证明，如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经主管院长签字方可开出，持空白介绍信外出工作回来后必须向学院汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。

第二十条 监印人员应定期整理留存材料，把用印留存的材料进行编号整理，归档备案，对其中具有考查价值的，要在年终整理立卷时归档保存。

第二十一条 单位印章必须在院长办公室内使用，不能将印章携带出学院或单位以外使用，印章不能脱离印章管理人员的监督。各级领导不得私自用章。

第二十二条 监印人未经本单位领导批准，不得擅自使用单位印章。

第五章 印章的停用、销毁

第二十三条 单位印章如因单位撤销、名称改变或换用新印章而停止使用时，应将停用的印章发文通知有关单位，并在通知中说明停用原因，标明停用印章的印模和停用时间。同时，应将停止使用的印章及时送交印章制发机关封存或销毁，或者按广东省公安厅会同有关部门制定的规定处理。各部门印章如停用时，废印不得在原部门长期留存，要及时送交院长办公室核销。

第二十四条 旧印章停用后，已失去原有的法人标志或行政效力，不能作为现行机关、单位职权活动的凭证。

第二十五条 因单位名称变更，或改变隶属关系，使旧印章停用，而新印章又未刻制出来时，若有一些工作急需使用印章，可以采用代章的办法，即用其它的印章代替应使用的印章。代章的使用手续与正式印章相同。代章要在落款后面注明“代”字。党政机关之间代章必须是同级或是上级代下级。下级或者没有任何关系的部门一般不能代章。

第二十六条 学院院长办公室对收回的部门废旧印章要进行登记、销毁。对于重要部门或具有保存价值的废旧印章要分期妥善保管；对于一般部门或临时部门的保存价值不大的废旧印章应集中起来，定期予以登记销毁；属领导个人的手章，应该退还其本人。一般戳记，可以经部门领导批准予以销毁。

第二十七条 销毁废旧印章，必须报请学院负责人批准，销毁时要有主管印章的人员监销。所有销毁的废旧印章都要留下印模进行保存，以备日后查考之用。