广东金融学院公文处理办法
第一章 总则
第一条 为进一步推进学校公文处理工作的科学化、制度 化、规范化，提高公文处理质量，改进工作作风，根据《党政 机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14 号）和《教育部公 文处理规定》 教办〔2013〕7 号），结合学校实际，制定本办法。
第二条 本办法适用于学校及各二级单位公文处理工作。 第三条 公文处理应坚持依法依规、实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第四条 党委办公室、校长办公室（以下简称为党办、校办） 是学校公文处理的管理机构，负责学校党委、学校公文处理工 作，指导、督促、检查各二级单位的公文处理工作。 各二级单位在各自权限内处理业务范围内的公文。各二级 单位应配备专（兼）职文秘人员负责本单位的公文处理工作。 各二级单位负责人要高度重视公文处理工作，加强领导，规范 管理，加强专（兼）职文秘人员公文素养和能力建设，充分发 挥公文效用。
第五条 为提高效率，除涉密公文外，学校和各二级单位公文处理原则上在学校电子校务系统进行。
第二章 发文办理
第六条 发文办理是指公文拟稿、会稿、审核、会签、签发、 登记编号、复核、印制、用印、分发、发布、立卷、归档等一 系列过程。
第七条 常用的发文种类主要有：决议。适用于会议讨论通 过的重大决策事项；决定。适用于对重要事项作出决策和部署、 奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事 项；通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项； 意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法；通知。适用于 发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项， 批转、转发公文；通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重 要精神和告知重要情况；报告。适用于向上级单位汇报工作、 反映情况，回复上级单位的询问；请示。适用于向上级单位请 求指示、批准；批复。适用于答复下级单位请示事项；函。适 用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准 和答复审批事项；纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。 第八条 发文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和操作 性。严格控制公文数量，凡属以下情况的，不再制发公文：法 律法规已作出明确规定的；现行公文仍然适用的；就某项工作 已作出安排部署、有关部门已明确任务的；对工作表态、没有 实质性内容、可发可不发的；某项工作的政策已经明确，执行 过程中出现了新情况、新问题但没有新的措施或者办法，只作一般性号召或者重申已有规定、要求的；使用电话、传真、电 子邮件等其他手段可办理的。
第九条 学校党委、学校发文办理
（一）学校党委、学校可以对上对下、对内对外行文，行文应当遵照以下规范：
1．上行文。向教育部、广东省委省政府等上级单位行文， 一般用请示、报告等文种。上行文原则上主送一个上级单位， 根据需要可同时抄送其他单位。请示应当一文一事，不得在报 告等非请示性公文中夹带请示事项。除上级单位负责人直接交 办的事项外，原则上不得以学校名义向上级单位负责人个人报 送公文。不得以学校党政负责人名义向上级单位报送公文。
2．平行文。向广东省委省政府有关部门或者其他不相隶属的单位之间行文，一般用函、意见等文种。
3. 下行文。对校内的行文，一般用通知、通报、意见、决定、批复、纪要等文种。
（二）学校党委、学校发文的起草
按职能权限由二级单位负责起草。必要时，可由多个二级单位联合起草，但必须确定主办单位和配合单位。起草公文必须严肃认真，应当遵照以下原则：符合党的理 论路线方针政策和国家法律法规，完整准确体现发文意图，并 与现行有关公文相衔接；一切从实际出发，分析问题实事求是， 所提政策措施和办法切实可行；深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见；观点鲜明、主题突出、表述准确、条理清楚、 结构严谨、内容简洁、文风清新、文字精炼。发文内容涉及其他二级单位的，主办单位应当主动与有关 单位协商，取得一致意见并通过电子校务系统办理会签。经协 商不能取得一致意见的，应列明各方意见及理据，提出建设性 意见，并与有关单位完成会签流程后报请学校协调或审定。
（三）学校党委、学校发文的审核
经主办单位负责人审核同意并签署明确意见后，以学校党 委、学校党政联合名义发布的公文提交至党办审核，以学校名 义发布的公文提交至校办审核。不得直接送校领导签发。 审核的重点是：行文理由是否充分，行文依据是否准确； 需有关会议决定的，是否提交会议审议通过；涉及其他二级单 位的问题是否协商一致；内容是否符合有关政策规定，与其他 公文有无重复或矛盾；提出的要求和措施是否明确具体、切实 可行；行文方式是否妥当；文字表达是否准确，格式是否规范； 遣词造句、标点符号、层次序数等是否准确规范等。 对不符合要求的文稿，属文字表达上的问题，由党办、校 办负责修改；属原则性问题或具体业务问题，由党办、校办附 上修改意见退回主办单位修改。
（四）学校党委、学校发文的会签和签发
由校领导签发。需学校党政主要负责人签发的公文，必要 时可请分管的副职校领导会签；分管的校领导签发的公文，必要时可请其他校领导会签。会议纪要由会议主持人签发。 签发后的公文即成定稿，并据此生效。原则上不得再作修改，需作实质性修改的，应报原签发人复审。
纸质公文签发应使用黑色或蓝色的钢笔或签字笔，需在公文稿纸上签署意见、姓名和日期，不得盖签字章。
（五）学校党委、学校发文的复核
已经校领导签批的公文，以学校党委、学校党政联合名义 发布的公文由党办，以学校名义发布的公文由校办在印发前对 公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核。
（六）学校党委、学校发文的登记
以学校党委、学校党政联合名义发布的公文由党办，以学 校名义发布的公文由校办确定发文字号、分送范围和印制份数 并详细记载。
（七）学校党委、学校发文的印制
公文印制必须确保质量和时效。以学校党委、党政联合名 义发布的公文由党办，以学校名义发布的公文由校办负责印制。 公文附件如有特殊格式, 由主办单位按要求提供。涉密公文应 当在符合保密要求的场所印制。
（八）学校党委、学校发文的用印
以学校党政联合名义发布的公文由党办、校办负责用印， 以学校党委名义发布的公文由党办负责用印，以学校名义发布 的公文由校办负责用印。
（九）学校党委、学校发文的发布和分发
以学校党委、党政联合名义对内发布的公文由党办发布， 以学校名义对内发布的公文由校办发布。对内公文原则上通过 电子校务系统发布，除存档外不再印发纸质件。发往校外的公文，由公文起草单位通过机要交换、挂号或特快专递发出，不得使用普通邮递方式发出。有密级的公文须按保密有关规定分发，重要的和有办理时限的公文分发必须签收。
（十）学校党委、学校发文的立卷和归档
公文办理完毕后，党办、校办负责将需要归档的公文和有 关材料整理立卷。任何个人不得截留应当归档的公文材料。整 理立卷后，按有关规定向档案馆移交。公文移交归档后，如需 查询、利用等须按档案工作相关规定办理。
第十条 学校纪委、工会、团委等受双重领导的组织的发文办理
（一）学校纪委、工会、团委等受双重领导的组织，可在 职能、权限范围内，以本组织名义对上级、外单位相关组织和 学校内部行文。
（二）学校纪委、工会、团委等受双重领导组织的发文， 由发文单位主要负责人审核、业务分管校领导签发，发文的起 草、登记编号、复核、印制、用印、发布、分发、立卷、归档 由发文单位办理。
第十一条 党办、校办的发文办理
（一）党办、校办可以本单位名义对外对内行文。
（二）党办、校办发文分别由党办、校办主要负责人审核、 签发，发文的起草、登记编号、复核、印制、用印、发布、分 发、立卷、归档分别由党办、校办办理。
第十二条 其他二级单位的发文办理
（一）其他二级单位可在各自职权范围内以本单位名义通
过工作函件形式对校内行文，原则上不得对外行文。
（二）其他二级单位的工作函件由发文单位主要负责人审 核、签发，发文的起草、登记编号、复核、印制、用印、发布、 分发、立卷、归档由发文单位办理。
第十三条 新设立的二级单位向党办、校办提出发文立户申 请。经审查符合条件的，列为发文单位，单位合并或者撤销时 相应进行调整。
第十四条 涉及联合发文的，按照《党政机关公文处理工作条例》有关规定执行。
第十五条 发文的格式按《广东金融学院发文格式》（见附件）执行。
第三章 收文办理
第十六条 主送学校党委的外来公文由党办，主送学校的外 来公文由校办负责作收文处理。主送学校二级单位的外来公文， 由各二级单位参照本办法处理。对主送学校党委、学校的外来公文，党办、校办应当及时 签收、登记编号，分别送党办、校办主要负责人阅批后交有关 单位办理。各二级单位参加会议收到的外来公文，如主送学校 的，应及时送交党办、校办登记处理。
第十七条 外来公文实行分类处理，分为办理件和阅知件。 （一）属办理件的，由党办、校办主要负责人依据来文单 位、所办事项以及学校各二级单位职责等签署办理意见，明确 牵头单位和协办单位。必要时请相关校领导批示，再转相关单 位办理。办理单位如对拟办意见有异议，可向党办、校办反馈， 并提出修改意见和依据。对校领导已做出批示的文件，原则上 不接受退回。牵头单位应及时办理文件和给予答复，按时限要求办理， 不得延误、推诿，确有困难的，应当及时予以说明。需要复文 的，按发文程序办理。文件办理后，牵头单位在电子校务系统 有关流程的意见栏明确办理结果。需上报材料的，要注明材料 上报的时间，并在电子校务系统有关流程上传上报材料。 协办单位须按来文要求和牵头单位请求做好相关工作，保
证牵头单位按时保质完成来文办理。
（二）属阅知件的，由党办、校办主要负责人批注阅知范 围，再由党办、校办转相关人员阅知，阅文后应在电子校务系 统签阅。
第十八条 外来公文的转呈、转送均由党办、校办负责，校领导之间、各二级单位之间及校领导与各二级单位之间，一般 不直接转送公文。
第十九条 纸质公文的原件（包括附件）应始终保持整洁、 完整，在承办、阅办文件时，原则上不在公文原文上涂划或签 注意见。
第二十条 原则上不转发上级公文，确须转发上级公文的，须经学校同意，按有关规定办理。
第二十一条 外来公文办理完毕，应根据有关规定及时将公文立卷归档。
第 二 十 二 条 党办、校办负责对外来公文的办理进行 催办 （督办），做到紧急公文跟踪催办（督办），重要公文重点催办 （督办），一般公文定期催办（督办），并不定期对各二级单位 外来公文办理情况进行检查和通报。
第四章 公文管理
第二十三条 公文的保密管理
（一）涉密公文的发文，应当由主办单位提交至学校保密 委员会办公室（以下简称为保密办），按照有关规定确定密级后 办理。公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措 施；确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应 该由专人管理。
（二）涉密公文的收文，由保密办按照有关规定统一办理。
（三）复制、汇编涉密公文，应当符合有关规定并经学校保密委员会负责人批准。绝密级公文一般不得复印、汇编。复 制、汇编的涉密公文视同原件管理。复制公文应当加盖复制机 关戳记。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。
（四）涉密公文的全文、摘要以及标题、发文字号等公文 信息应当严格按保密要求管理，解密前均不得在无密的文件、 简报资料、刊物、网站等使用，召开会议传达的，不得进行新 闻报道。
（五）涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市 机要文件交换站或者机要收发人员进行传递，通过密码电报或 者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。
第二十四条 公文原件和复印件均不能随意丢弃，不具备归 档和存查价值的公文，经过鉴别并经党办、校办批准，可以销 毁（绝密公文除外）。销毁涉密公文和内部文件由保密办统一组 织，销毁涉密公文应当严格按照有关规定履行审批登记手续， 个人不得私自销毁、留存涉密公文。
第二十五条 发文的撤销和废止，由发文单位或其上级单位 根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视作自始 不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。 第 二 十 六 条 二级单位合并时，全部公文应当随之合 并管 理。二级单位撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关 规定移交学校档案馆。
第二十七条 工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第二十八条 对有以下情形的，由党办、校办责令补救改正，情节严重的按有关规定追究相关人员责任。
（一）未按规定办理，造成工作延误或者不良影响的；
（二）擅自行文，或者伪造、篡改公文的；
（三）违反保密规定，造成公文泄密的；
（四）其他违反公文处理规定的。
第五章 附则
第二十九条 规章制度方面的公文，参照《广东金融学院规 章制度建设管理规定》）（粤金院党〔2017〕50 号）处理。外事 方面的公文，依照外事主管部门有关规定处理。
第三十条 本办法由党办、校办负责解释。
第三十一条 本办法自印发之日起施行。原《公文处理办法》停止执行。
附件
广东金融学院发文格式
学校公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文 单位标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件 说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机 关、印发机关和印发日期、公开属性、页码等组成。 发文的版式，使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和 标点符号，印刷装订要求，各要素编排规则，用纸等，按照《党 政机关公文格式》国家标准执行。
一、份号。印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号，
其他公文不标注份号。
二、密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉 密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密” 和保密期限。
三、紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程
度，紧急公文可分别标注“特急”、“加急”。
四、发文单位标志。由发文单位全称或者规范化简称加“文 件”二字组成，也可以使用发文单位全称或者规范化简称。联 合行文时，发文单位标志可以并用联合发文单位名称，也可以 单独用主办单位名称。
五、发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办单位的发文字号。以学校党委发文，代字为粤金院党；以学校名义发文，代字为粤金院。学校纪委发文，代字为粤金院纪；学校工会发文，代字为粤金院工；学校团委发文，代字为粤金院团。党办发文，代字为粤金院党办；校办发文，代字为粤金院办。其他二级单位的工作函件不设发文字号，但各单位可以进行编号，编号格式为“（公元年份）序号”。
六、签发人。报教育部、广东省委省政府及省委省政府各 部门的请示报告等，应当注明签发人姓名，标注于发文字号右 侧。联合上行文，应当按公文版头的排序标注签发人姓名。其 他公文一般不列签发人。
七、标题。由发文机关名称、事由和文种组成。标题应当 准确、简要地概括公文的主要内容。公文标题中除法规、规章 名称加书名号外，一般不用标点符号。
八、主送机关。公文的主要受理单位，应当使用全称、规范化简称或者同类型单位统称，并按照规范排序。
九、正文。公文的主体，用来表述公文的内容。
十、附件说明。公文附件的顺序号和名称。
十一、发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。
十二、成文日期。署会议通过或者发文单位负责人签发的 日期。联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。
十三、印章。公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单 位印章，并与署名机关相符。有特定发文单位标志的普发性公 文可以不加盖印章。
十四、附注。公文印发传达范围、联系人姓名和电话等需要说明的事项。
十五、附件。公文正文的说明、补充或者参考资料，是公文的重要组成部分。
十六、抄送单位。除主送单位外需要执行或者知晓公文内 容的其他单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单 位统称，并按照规范排序。
十七、印发单位。学校党政联合和党委发文的印发单位是 广东金融学院党委办公室，学校发文的印发单位是广东金融学 院校长办公室，学校纪委发文的印发单位是广东金融学院纪委 办公室，学校工会发文的印发单位是广东金融学院工会办公室， 学校团委发文的印发单位是广东金融学院团委。信函式公文，党办、校办发文及其他二级单位工作函件不列印发单位和印发日期。
十八、公开属性。分为主动公开、依申请公开、不予公开三类。
十九、印发日期。公文的送印日期。
二十、页码。公文页数顺序号。附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
