为改进工作作风，精简会议，提高会议质量，加强会议管理，根据上级有关规定，结合学院实际，特制定本制度。

    一、会议召开原则

  （一）高效。凡召开的会议应具备必要性，注重实效，主题鲜明，准备充分。会议组织者应将会议主持者、议题、议程与时间、地点安排预先告知与会者。

    （二）精简。大力精简会议，尽量缩短会期，减少与会人员。要尽量逐步利用现代网络和通信传播工具部署工作，能合并召开的会议要尽可能统筹合并。

    （三）务实。把工作重点放在深入实际、深入教学、科研第一线，加强调研和督查，集中精力研究和解决实际问题上，可采取现场办公会议等形式，及时协调研究解决有关问题。

    （四）节约。会议要厉行勤俭节约，凡涉及经费开支的会议应严格按照有关廉政建设的各项规定执行，严禁铺张浪费。

  二、会议的安排

   （一）凡涉及多个系、部、处负责人参加的各类会议，均须提前经分管院领导批准后，报院长办公室，列入会议计划。院办负责于每周星期一上午将全校各类会议统一平衡，编制学院每周会议安排表，印发到院领导、校区、各系部、处室，由各单位负责通知到与会人员。

   （二）列入会议计划的会议，如遇特殊情况需改期、改址、更改会议内容或安排新的会议时，召集部门应提前报院办调整会议计划。未经院办同意，任何部门或个人不得随意打乱或更改会议安排表所列会议计划。

    （三）凡校区、部门召开的会议，需请分管院领导参加的，应提前请示，按分管院领导指示办理。

    （四）校区、各系部、处室自行安排的会议如与学院每周会议安排表所列会议发生冲突的，应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则，做出调整。

  三、会议的组织和纪律

    （一）会议组织者和召集部门应事先做好充分的会前准备工作(如拟定会议议程、材料准备、会场落实与布置、通知与会人员、做好报到、签到工作等)。

    （二）参会人员必须按会议通知时间准时到会，无特殊情况不得迟到、早退或缺席，会议期间应自觉关闭手机和传呼机。

   （三）会议须限时，无特殊情况应按时结束。发言应确定时间，紧扣主题，简明扼要，严禁偏离主题，延误会议进程。

   （四）会议召集部门应指定专人做好会议记录，会后及时整理会议纪要，可根据需要印发至院领导及有关部门。

   （五）当会议内容有保密事项时，与会者必须严格遵守保密纪律。